Opinión: 5 malos hábitos que debes evitar al enviar correos electrónicos

Por Andrea Bartz y Brenna Ehrlich, especial para CNN

Nota del editor: Brenna Ehrlich y Andrea Bartz son las creadoras del blog de humor y el libro Stuff Hipsters Hate (Cosas que los hipsters odian).

(CNN) – A menos de que seas un vago perezoso, probablemente vas a escribirle un correo electrónico a alguien más importante que tú durante el curso de tu vida: un jefe, un profesor, el presidente de tu país (si eres un anciano confundido y crees que esos correos de campaña de hecho están dirigidos a ti personalmente).

Y, cuando llegue el momento glorioso, probablemente te equivocarás de una u otra forma, y por ende destruirás esa relación junto con tu orgullo. ¿Por qué? Bueno, porque es muy fácil cometer errores en la comunicación digital hoy en día. Hay tantos ejemplos para apoyar esta aseveración que simplemente vamos a mostrar esta foto de un gatito para que no pierdas la fe en la humanidad en este momento.

Culpa a la lenta degradación del idioma, culpa al anonimato en la web y a la tendencia a ser trolls que propicia ese anonimato, culpa a los smartphones.

Todos hemos enviado correos electrónicos que fueron poco profesionales, y probablemente enviaremos más con los años y mediante el gobierno empiece a reemplazar nuestros cerebros con iPhones para que podamos enviar mensajes de texto directamente a través de nuestros pensamientos (¿viviremos una distopía?).

No obstante, unas cuantas recomendaciones pueden ayudar a prevenir errores futuros. Hemos compilado una lista de equivocaciones en los correos electrónicos para que puedas evitar esas grandes faltas con tu jefe, por ejemplo.

En cuanto al futuro de tu cerebro, estás solo. Todos estamos solos.

No dejes en blanco la línea de Asunto

Digamos que tienes una nueva gran idea de mercadeo para tu empresa que implica hacer ese truco de magia en el que David Blaine se electrocutó, usando al presidente de la compañía como antorcha humana. Tienes todas las habilidades para lograrlo, pues leíste el libro de Nikola Tesla. En un momento de urgencia e iluminación, le envías el correo al presidente describiendo y grandiosa y totalmente segura idea. Desafortunadamente, no incluyes un asunto descriptivo, quizá algo como “Innovadora idea de marketing que es totalmente segura y no te matará, lo prometo”.

Sabemos que estás muy ocupado y que mitad de tu almuerzo está ahora dentro de los espacios de tu teclado, ¿pero es realmente difícil escribir una o dos palabras más antes de enviar esa joya al abismo? Si no muestras tu propósito en esa primera instancia, probablemente tu jefe simplemente ignorará tu correo sin asunto y asumirá que es spam y lo enviará a la bandeja de reciclaje.

No todo es urgente

Aunque el hecho de que alguien te haya quitado el mensaje de autoayuda que tenías impreso en tu puesto de trabajo sea una emergencia para ti, no necesitas marcarlo con ‘Alta Prioridad’ en el correo, especialmente si se lo estás enviando a a toda la oficina, incluyendo tus jefes.

Si tener un mensaje de motivación en tu puesto de trabajo no te hacía ver inestable, tus colegas sí te considerarán así al reaccionar de esa forma. Así que te puedes despedir de ese ascenso y darle la bienvenida a material de lectura motivacional incluso más deprimente.

Tu jefe con otro nombre no es tu jefe

No escribas mal el nombre de tu jefe. Te hace ver tonto, y nadie le presta atención a los tontos.

No envíes correos masivos

Te acabas de mudar a otra ciudad y estás buscando trabajo, pero no conoces a nadie. Consciente de la dificultad, un amigo te da una lista de contactos.

Con sueños de ser exitoso, le envías un correo masivo a los nuevos contactos diciendo: “¡Hola!” ¡Estoy buscando trabajo! Aquí está mi hoja de vida”. Eres astuto, así que envías todos los correos en copia oculta. Tranquilo, te relajas y esperas a que las respuestas empiecen a llegar.

Desafortunadamente, amigo, nunca llegarán. ¿Por qué? Cuando le escribes a nuevos contactos, es extremadamente de mal gusto enviar un correo masivo. Le estás pidiendo ayuda a esas personas. lo menos que puedes hacer es 1) dirigirte personalmente a cada uno con su nombre y 2) decirle quién te dio su información de contacto. De esa forma, esa persona le puede preguntar a tu amigo si eres un incompetente todo el tiempo o sólo en ocasiones especiales.

Evita ser vigilado por el departamento de Recursos Humanos

¿Tienes una foto pervertida para compartir con tu jefe? No lo hagas. Simplemente no lo hagas.

Y además, trata de buscar ayuda profesional.